Savez-vous rédiger une synthèse professionnelle ?

juin 23, 2017
Businessman is working at his desk, focus on finger.

La masse des informations disponibles, la pratique de la veille technique ou réglementaire, l’obligation d’informer les collaborateurs, nécessitent de maîtriser l’exercice de la synthèse professionnelle.

LA BOITE A OUTILS DES MANAGERS propose une méthode en 5 étapes :

  1. DEFINIR LE BUT DE LA SYNTHESE
  2. COLLECTER LES INFORMATIONS
  3. SYNTHETISER L’INFORMATION
  4. REDIGER LA SYNTHESE
  5. PRECONISER DES ACTIONS

Définir le but de la synthèse

Définir le but de la synthèse c’est clarifier à quoi elle va servir, à qui, et comment vous saurez que le but est atteintC’est aussi clarifier si vous la rédigez dans un but d’information, de sensibilisation, comme par exemple dans la rédaction d’une information sur un nouveau salon qui se tiendra prochainement), ou dans un but d’action : De nouvelles obligations réglementaires imposée par un organisme public.

Collecter l’information

La collecte des informations se fait en lecture « en diagonale » et en 2 étapes : Rechercher la structure du texte à synthétiser : les titres, les sous-titres, la hiérarchisation, l’intention de l’auteur et les informations importantes à relever. A cette étape, il va s’agir, non de comprendre et d’analyser le contenu, ce qui se fera à l’étape suivante, mais de repérer où se situe l’information et comment elle est organisée.

Comprendre et synthétiser l’information

Il est très important, avant de synthétiser, de bien comprendre les idées qui figurent dans le document source. Il est en effet impossible et très stressant de résumer quelque chose qu’on n’a pas totalement compris. Et si cela est nécessaire, il ne faut pas hésiter à rechercher sur internet des compléments d’information, de manière à améliorer notre compréhension. C’est seulement après, qu’il va être possible de synthétiser.

Synthétiser, nous l’avons dit, c’est résumer, raccourcir, réduire la quantité d’informations. Mais il faut garder le sens, ne pas distordre, ne pas modifier l’information.

Rédiger la synthèse

Rédiger la synthèse est un travail d’exactitude, de traduction et d’élimination : exactitude des informations restituées mais élimination des termes trop techniques ou incompréhensibles par un non initié et traduction dans un langage compréhensible par tous. Si l’on veut être lu, il faut être lisible.

Préconiser des actions

Il est fréquent qu’une note de synthèse soit rédigée à l’attention d’acteurs divers, desquels on attend un résultat, un changement de pratiques ou de comportement. La synthèse est alors accompagnée d’un document permettant d’orienter l’action. Il s’agit, selon les cas, d’une note, d’une directive ou d’instructions. Ces documents seront généralement nommés « note » ou « note de service ».

Lire l’outil dans son intégralité. Rédiger une synthèse professionnelle

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